ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE KERNU VALLAVALITSUSES

NB! Teave ei hõlma juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega.

 

Kohaliku omavalitsuse üks põhimõte on tegevuse avalikkus. Meie tegevuse kohta saab teavet valla veebilehe ja dokumendiregistri kaudu. Töö käigus koguneb meile ka isikuandmeid, sealhulgas eraelulisi ja tundlikke  andmeid. Isikuandmetele ligipääsu on seadus kitsendanud, meie oma töökorraldusega püüame samuti isikute eraelu võimalikult vähe riivata.

 

Kernu valla veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel külastaja kohta vallavalitsus andmeid ei kogu ega säilitata.

 

Kernu Vallavalitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid.  Vallavalitsuse korraldus

Vallavalitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris. Isikuandmeid sisaldavatele alusdokumentidele, ka juhul, kui need ei ole juurdepääsupiiranguga, dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Kui dokumendile ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut, väljastatakse see teabenõude korral.

Vallavalitsuse korraldus on üksikakt, mis võib sisaldada isikuandmeid. Isikuandmeid sisaldab korraldus, millega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (näiteks korraldus jäätmevaldaja jäätmeveoga liitumisest vabastamise kohta, sotsiaaltoetuse maksmise kohta jmt).

Vallavalitsusele esitatakse otsustamiseks korralduse eelnõu  ning vajadusel alusdokumendid (näiteks taotlus).

Vallavalitsuse korraldus edastatakse teadmiseks ja vajadusel toimingute tegemiseks asjaomasele asutusele (näiteks jäätmeveo korraldamisega seotud korraldused AS-le Eesti Keskkonnateenused).

Dokumendiregistris kuvatakse korralduse registriandmed. Isikuandmeid sisaldavatele korraldustele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata.

 

Kernu Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid.  Vallavolikogu otsus.

Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris. Isikuandmeid sisaldavatele alusdokumentidele, ka juhul, kui need ei ole juurdepääsupiiranguga, dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Kui dokumendile ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut, väljastatakse see teabenõude korral.

Vallavolikogu otsus on üksikakt, mis võib sisaldada isikuandmeid. Vallavolikogule esitatakse otsustamiseks otsuse eelnõu ning alusdokumendid.

Otsuse registriandmetele ja otsusele võimaldatakse avalik juurdepääs dokumendiregistri kaudu. Avalikku juurdepääsu ei võimaldata otsustele, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang.

 

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Isikuandmeid (näiteks nimi ja kontaktandmed, isikuga seotud probleemi kirjeldamine vms) sisaldavad kõik füüsiliste isikute esitatud selgitustaotlused, märgukirjad ja teabenõuded (pöördumised). Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele).

Isikuandmed on vajalikud kirjale vastamiseks või pädevale asutusele edastamiseks.

Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse see vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitatakse saatjat.

Kiri registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Füüsilise isiku pöördumisele selles  sisalduvate isikuandmete tõttu dokumendiregistri kaudu  üldjuhul avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Dokumendiregistris kuvatakse pöördumise registriandmed, sh isiku nimi. Isiku nime dokumendiregistris ei kuvata, kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 lg 1 p 11–16 alusel.

Kui kiri sisaldab teavet, mis võib kahjustada oluliselt isiku eraelu puutumatust (näiteks isikuga seotud probleemi kirjeldamine) või muid andmeid, millele juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestatakse sellele juurdepääsupiirang. Teiselt asutuselt saabunud kirjale kehtestab vajadusel juurdepääsupiirangu kirja saatja.

 

Dokumentide säilitamine

Rahvusarhiiv on hinnanud vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktid ja protokollid arhiiviväärtusega dokumentideks. Neid dokumente säilitatakse alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. Arhiiviväärtuseta dokumente säilitatakse üldjuhul 5 aastat ning pärast selle tähtaja möödumist need hävitatakse.

 

Õigus enda andmetega tutvuda. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Kui isikuandmed ei ole avalikustatud veebilehel, on võimalik esitada andmete saamiseks taotlus. Võimalusel väljastatakse andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest. Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peab vallavalitsus veenduma taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil on võimalik alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Taotlus jäetakse rahuldamata, kui selle rahuldamine võib

- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,

- takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,

- raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,

- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel  on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist.

Valla toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.